Een groot struikelblok voor mij was in het verleden altijd mijn post. Het stapelde zich op, ik viste er rekeningen tussenuit en betaalde die en de rest belandde uiteindelijk op een andere stapel als 'archief'. Tussendoor probeerde ik verschillende manieren om de boel te ordenen, wat resulteerde in diverse opbergplekken voor belangrijke papieren met elk een andere manier van ordenen. Gevolg: je vindt nooit het stuk dat je nodig hebt als je iets terug moet zoeken.
Een aantal jaren geleden is daar verandering in gekomen.
Om te beginnen heb ik een goed archief opgezet. Het boek 'Getting things Done' van David Allen (ook in het Nederlands verkrijgbaar onder dezelfde titel) raadde een archief in losse mappen aan. Ik gebruik daarvoor plastic L-hoesjes. Hierin stop ik de papieren, maak er met een labelmaker een label op en berg het op alfabet op in een archiefkastje. Geen gedoe met gaatjes maken en in een ordner doen, overvolle ordners of hangmappen en wat voor ellende nog meer. Voor de labels kies ik eenvoudige titels zodat het makkelijk terug te vinden is. Eventueel maak ik nog een onderverdeling. Zo heb ik mijn bankafschriften onderverdeeld per jaar (elk jaar in een apart hoesje). Verzekeringen staan allemaal onder de V van Verzekeringen, maar zijn per mapje onderverdeeld in zorgverzekering, inboedelverzekering etc. Terugzoeken is makkelijk, ik weet dat ik het gevraagde stuk zo tevoorschijn kan toveren en het klusje hoeft daarom ook niet uitgesteld te worden.
Dan de post zelf. Tegenwoordig ruim ik een kwartiertje per dag in om de post van die dag af te handelen, maar je kunt het natuurlijk ook één keer per week doen. Dan is het wel handig om daarvoor een vaste dag te kiezen. Vaak heb ik veel minder tijd nodig dan dat kwartiertje. Ik betaal in die tijd eventuele rekeningen, ruim papieren die bewaard moeten worden op in het archief en, onderneem acties als die nodig zijn.
Voor de verwerking van de post heb ik op mijn bureau drie bakjes. Het bovenste bakje is mijn 'in' bakje en daarin komt alles waar nog wat mee gedaan moet worden. Dit bakje maak ik dus elke dag leeg. Daaronder is het 'afwachten' bakje. Alles waarvoor ik nog iets binnenkrijg, die ik af moet wachten of waar ik pas later iets mee kan, leg ik in een mapje in dat bakje. Elke week neem ik die stukken door om te kijken of ik nog ergens actie op moet ondernemen. Krijg ik iets binnen waar ik op wachtte, dan haal ik de bijbehorende papieren uit het afwachten bakje en handel het af.
Het onderste bakje is voor post die de deur uit moet. Dingen die op de bus moeten of stukken die mee moeten naar mijn werk of naar school, leg ik daar in. Als ik de deur uit ga, kijk ik altijd even in dat bakje of er iets in ligt wat ik mee moet nemen.
Dit systeem werkt voor mij het beste. Als je zelf aan de slag wilt om je post en je archief onder controle te krijgen, is het belangrijk om iets te kiezen wat je handig vindt, anders ga je het niet gebruiken. Zorg in ieder geval voor een vaste plek om je post te verzamelen en af te handelen. Een vaste dag of vast tijdstip is ook handig, zo leer je jezelf een gewoonte aan. In eerste instantie kost het misschien veel tijd om alles op orde te krijgen, vooral als je er een tijd niets aan gedaan hebt. Maar als je de inkomende post onder controle weet te krijgen of te houden, scheelt het je uiteindelijk veel tijd aan het zoeken naar dingen en het uitzoeken van bijvoorbeeld of je een bepaalde rekening nu wel of niet betaald hebt. De tijd die je uiteindelijk bespaart kun je dan aan leukere dingen kunt besteden dan aan het zoeken naar kwijtgeraakte post in de stapels die door je huis vespreid liggen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten